Die korrekte Protokollierung von Verwaltungsratssitzungen hat Beweischarakter und ist somit von zentraler Bedeutung. Nur ein sauber geführtes Protokoll stellt sicher, dass Entscheidungen des Verwaltungsrats nachvollziehbar, überprüfbar und durchsetzbar bleiben.
Ein Sitzungsprotokoll sollte deshalb nicht als reines Beschlussprotokoll verstanden werden. Empfehlenswert ist ein Wortprotokoll, das auch die wesentlichen Argumente, Pro- und Contra-Positionen, Herleitungen sowie zentrale Diskussionen festhält. Genau diese Inhalte sind im Streitfall oder bei späteren Rückfragen oft entscheidend.
Zunehmend kommt auch die Audioprotokollierung mit anschliessender KI-gestützter Textumwandlung zum Einsatz. Diese Technologien bieten zwar interessante Effizienzgewinne, befinden sich jedoch noch im Entwicklungsstadium. KI-generierte Protokolle müssen daher zwingend sorgfältig nachbearbeitet und kontrolliert werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass wichtige Aussagen falsch gewichtet oder sogar weggelassen werden.